Những điều chưa biết về nghề thư ký

Nghề thư ký trợ lý thường được biết đến với tư cách là người luôn luôn đi bên cạnh các Sếp và các lãnh đạo. Tuy nhiên, người làm trợ lý – thư ký không chỉ là “bình hoa” cho các sếp, mà còn là người có hiểu biết rộng, năng động và khéo léo trong ứng xử.

Nghề thư ký không được đào tạo thành một nghề cố định, nhất định bởi đặc thù công việc của thư ký – trợ lý yêu cầu rất nhiều kỹ năng, kiến thức tổng hợp. Hơn nữa, thư ký là người gần gũi nhất với các lãnh đạo trong nội bộ một công ty, tổ chức.

Tùy theo từng mô hình, hoàn cảnh thực tế công việc mà doanh nghiệp đưa ra yêu cầu cho từng vị trí thư ký phù hợp. Chẳng hạn như các công ty về lĩnh vực xuất nhập khẩu, người làm vị trí thư ký – trợ lý phải nắm rõ luật kinh doanh và các thủ tục xuất nhập khẩu để đảm bảo sự chính xác trong việc ký kết, giao dịch hợp đồng, đảm bảo công việc đạt lợi nhuận cao nhất có thể. Hơn nữa, nếu làm việc ở các doanh nghiệp liên doanh, nước ngoài, người thư ký trợ lý phải có kinh nghiệm về các thủ tục, văn hóa ngoại giao, tiếp nhận văn bản giấy tờ chuẩn quốc tế.

Với một yêu cầu công việc đa dạng như vậy, thư kí có cơ hội được học tập và nâng cao kiến thức ở nhiều mảng. Thậm chí sau một thời gian làm việc và tích lũy kinh nghiệm, nhiều người đã mở được công ty riêng chính bởi thời gian “học việc lương cao” với vị trí trợ lý/thư kí.

Nghề thư ký là một vị trí cao trong nội bộ doanh nghiệp nên áp lực luôn luôn lớn. Người làm thư ký phải đảm nhiện một khối lượng công việc không nhỏ, từ vai trò như người quản trị nhân sự như tổ chức sự kiện cho công ty đến những việc đối ngoại như tạo mối quan hệ tốt khách hàng, hoàn thành các giao dịch, quản lý các thủ tục giấy tờ hoạt động kinh doanh.

Chính vì áp lực công việc như vậy nên không thể tránh khỏi các sai sót, nhất là đối với những người chưa có nhiều kinh nghiệm trong công việc này. Một người thư ký có khả năng thuyết phục được các nhân viên khác và hoàn thành tốt trọng trách của mình cần có sự chuẩn mực và năng lực làm việc cao. Có thể nói rằng người thư ký là cánh tay phải đắc lực cho lãnh đạo, là bộ mặt của công ty. Bởi vậy, nghề thư ký yêu cầu kiến thức về nhiều mặt, cần có sự rèn luyện và thử thách lớn để tích lũy kinh nghiệm sống, kỹ năng làm việc hiệu quả.

Không chỉ yêu cầu khắt khe về các mặt kiến thức chuyên môn, thư kí còn phải là người có kĩ năng giao tiếp tốt, nhanh nhẹn và linh hoạt trong từng câu từng chữ.

Không chỉ vậy, nghề thư ký – trợ lý cũng đòi hỏi một hệ thống kiến thức tổng hợp nên tùy theo từng ngành mà các sinh viên thuộc các khối kinh tế, ngoại thương là sự lựa chọn hàng đầu cho các công ty hợp tác, liên doanh với nước ngoài. Tương tự thế, sinh viên thuộc các khối xã hội lại phù hợp với yêu cầu của các dự án, tổ chức phi chính phủ…

Chính thức hiện nay chưa có một trường đại học nào đào tạo chuyên ngành “trợ lý/thư kí” nên việc lựa chọn nhân sự cho vị trí này cũng rất rộng. Đa số các công ty đều đặt yêu cầu giỏi ngoại ngữ bởi vậy cơ hội cho các tân cử nhân chuyên ngành ngoại ngữ là rất cao.

Là một nghề tổng hợp nên yêu cầu cho nghề cũng vô cùng đa dạng nhưng nhìn chung yêu cầu chính đối với các thư kí chính là sự hoạt bát, năng động và khéo léo trong ứng xử. Đây là một nghề thu nhập cao, cơ hội thăng tiến tốt nên yêu cầu cũng rất khắt khe.

Nguồn: http://daotaodoanhnghiep.giaiphapvnnp.com